Die offene Posten Liste — kurz OP-Liste — ist eine der wichtigsten Auswertungen der Buchhaltung: Sie zeigt zu einem Stichtag alle Rechnungen, die gebucht, aber noch nicht bezahlt sind. Auf der einen Seite die offenen Forderungen an Ihre Kunden, auf der anderen die offenen Verbindlichkeiten gegenüber Ihren Lieferanten.
Für das Mahnwesen ist die Liste seit jeher Pflicht. Ihr eigentlicher Wert für die kaufmännische Steuerung liegt aber woanders: Die OP-Liste ist die zentrale Datenquelle jeder kurzfristigen Liquiditätsplanung — denn jede offene Forderung ist eine erwartete Einzahlung, jede offene Verbindlichkeit eine erwartete Auszahlung.
Was ist eine Offene-Posten-Liste?
Eine Offene-Posten-Liste ist die Aufstellung aller Rechnungen, die zum Stichtag noch nicht ausgeglichen sind. Jeder Posten steht mit Betrag, Fälligkeit und Geschäftspartner in der Liste — und verschwindet automatisch daraus, sobald er bezahlt ist. Die OP-Liste zeigt damit nie den gesamten Umsatz, sondern immer nur den noch offenen Rest.
Man spricht von einem offenen Posten, weil die Forderung oder Verbindlichkeit buchhalterisch entstanden, der Zahlungsvorgang aber noch nicht abgeschlossen ist. In der Finanzbuchhaltung entstehen offene Posten fortlaufend: Eine Ausgangsrechnung wird gebucht und ist ab dann ein offener Debitoren-Posten, bis der Kunde zahlt. Eine Eingangsrechnung ist ein offener Kreditoren-Posten, bis Sie sie begleichen. Erst der Zahlungseingang oder -ausgang gleicht den Posten aus — buchhalterisch heißt das, Rechnung und Zahlung werden einander zugeordnet.
Damit unterscheidet sich die OP-Liste grundlegend von einer reinen Umsatz- oder Rechnungsübersicht. Sie ist eine Momentaufnahme des noch offenen Bestands zu einem bestimmten Stichtag. Zieht man dieselbe Liste eine Woche später, sieht sie anders aus: Bezahlte Posten sind verschwunden, neue Rechnungen dazugekommen. Genau diese Aktualität macht die OP-Liste für die kurzfristige Steuerung so wertvoll — sie bildet nicht ab, was einmal fakturiert wurde, sondern was heute noch offensteht.
Debitoren-OP und Kreditoren-OP
Die OP-Liste hat zwei Seiten, die sauber zu trennen sind. Die Debitoren-OP-Liste enthält die offenen Forderungen — Geld, das Ihnen Ihre Kunden noch schulden. Die Kreditoren-OP-Liste enthält die offenen Verbindlichkeiten — Geld, das Sie Ihren Lieferanten noch schulden. Beide zusammen ergeben das Bild, das für die Liquidität zählt: Was kommt herein, was geht hinaus.
| Merkmal | Debitoren-OP | Kreditoren-OP |
|---|---|---|
| Wer schuldet? | Ihre Kunden | Sie den Lieferanten |
| Belegart | Ausgangsrechnung | Eingangsrechnung |
| Bedeutung für Liquidität | Einzahlung | Auszahlung |
| Offener Betrag (Beispielwert) | 420.000 € | 260.000 € |
Die Beträge in der Tabelle sind reine Beispielwerte. Wichtig ist das Prinzip: Aus der Differenz zwischen offenen Forderungen und offenen Verbindlichkeiten lässt sich noch keine Liquidität ablesen — dafür fehlt der Zeitpunkt. Denn eine Forderung mit Zahlungsziel in zwei Wochen wirkt ganz anders auf den Kontostand als eine, die erst in zehn Wochen fällig ist.
In der Praxis führt die Buchhaltung beide Seiten getrennt, weil sie unterschiedlichen Prozessen dienen: Die Debitoren-OP steuert das Forderungsmanagement und den Mahnlauf, die Kreditoren-OP die Zahlungsdisposition und die Skonto-Entscheidungen. Für die Liquiditätssicht werden beide wieder zusammengeführt — dann steht die eine Seite für das Geld, das hereinkommt, die andere für das, was hinausgeht. Genau hier setzt das Debitorenmanagement an: Es sorgt dafür, dass Forderungen möglichst pünktlich zu Einzahlungen werden und die Debitoren-OP nicht mit überfälligen Posten aufläuft.
Wofür braucht man die OP-Liste?
Die OP-Liste erfüllt in der Praxis drei Aufgaben. Erstens den Überblick über die Außenstände: Sie sehen auf einen Blick, wie viel Geld noch bei Kunden steht und welche Rechnungen überfällig sind. Zweitens das Mahnwesen: Die Debitoren-OP-Liste ist die Arbeitsgrundlage jedes Mahnlaufs — überfällige Posten werden identifiziert und angemahnt, bevor sie zu Ausfällen werden.
Die dritte Aufgabe ist die wichtigste und wird am häufigsten übersehen: Die OP-Liste ist die Basis der Liquiditätsplanung. Jeder offene Debitoren-Posten ist eine erwartete Einzahlung, jeder offene Kreditoren-Posten eine erwartete Auszahlung. Ordnet man die Posten nach ihrem voraussichtlichen Zahlungszeitpunkt, entsteht das Gerüst der kommenden Zahlungsströme — ohne dass man einen einzigen Wert schätzen müsste. Die Zahlen stehen bereits in der Buchhaltung; sie müssen nur richtig verteilt werden.
13-Wochen-Raster mit Tiefpunkt-Warnung — bereit für Ihre OP-Listen aus DATEV oder SAP.
Damit die Liste diese Aufgaben erfüllt, muss sie aktuell und exportierbar sein. In DATEV finden Sie die offenen Posten unter den Debitoren- und Kreditoren-Auswertungen und geben sie zum Stichtag als Excel- oder CSV-Datei aus. In SAP Business One erzeugen Sie den OP-Bericht über die Geschäftspartner-Auswertungen und exportieren ihn ebenso als Datei. In beiden Systemen ist das ein Standardvorgang, für den es kein IT-Projekt braucht — die OP-Liste liegt fertig in Ihrem Buchhaltungssystem und muss nur regelmäßig gezogen werden.
Für die Planung sind einige Felder besonders wichtig: der Geschäftspartner, der offene Betrag, das Rechnungs- und das Fälligkeitsdatum sowie — falls vorhanden — das vereinbarte Zahlungsziel. Aus diesen Angaben lässt sich für jeden Posten der voraussichtliche Zahlungszeitpunkt bestimmen. Je vollständiger die exportierte Liste diese Felder enthält, desto weniger muss später manuell ergänzt werden. Wer die OP-Liste ohnehin wöchentlich für das Mahnwesen zieht, hat die Datengrundlage für die Planung damit bereits in der Hand.
Wie die OP-Liste in die 13-Wochen-Planung einfließt
Der Weg von der OP-Liste zur Vorschau ist kurz. Jeder offene Posten wird der Woche zugeordnet, in der die Zahlung erwartet wird — bei Forderungen anhand von Zahlungsziel und Zahlungsverhalten des Kunden, bei Verbindlichkeiten anhand des Fälligkeitsdatums. Aus der Summe je Woche werden die Zeilen der 13-Wochen-Liquiditätsplanung: Debitoren-Posten summieren sich zu den Einzahlungen, Kreditoren-Posten zu den Auszahlungen.
Aus Anfangsbestand plus erwarteten Einzahlungen minus erwarteten Auszahlungen ergibt sich der Endbestand jeder Woche — und über 13 Wochen die Kurve, an der Sie den tiefsten Punkt Ihrer Liquidität ablesen. Weil die OP-Liste die realen offenen Beträge liefert, ruht diese Vorschau auf echten Zahlen statt auf Schätzungen. Der manuelle Aufwand steckt allein im wöchentlichen Verteilen der Posten auf die Wochen — und genau dieser Schritt wiederholt sich bei jeder Aktualisierung.
Nicht jeder Posten ist zum Fälligkeitstermin auch tatsächlich bezahlt. Kunden, die erfahrungsgemäß später zahlen, gehören in eine spätere Woche als das nominale Zahlungsziel; sichere Zahler in die Woche der Fälligkeit. Diese Erfahrungswerte fließen bei jeder Fortschreibung neu ein, weil die aktuelle OP-Liste zeigt, welche Posten seit der Vorwoche ausgeglichen wurden und welche überfällig geblieben sind. So wird die Planung mit jeder Aktualisierung realistischer — vorausgesetzt, die OP-Liste ist die Grundlage und nicht eine losgelöste Schätzung.
Hier setzt LiquidityLens an: Das Tool plant direkt aus Ihren OP-Listen und Exporten aus SAP Business One oder DATEV. Sie laden die Liste, die Sie ohnehin ziehen — LiquidityLens ordnet die offenen Posten den Wochen zu und erstellt daraus die 13-Wochen-Vorschau. Kein Schnittstellenprojekt, keine Anbindung an die Finanzbuchhaltung, kein IT-Aufwand: Die OP-Liste ist die Datenquelle, und der Export genügt. Bei der nächsten Fortschreibung laden Sie die aktualisierte Liste, und die Vorschau rückt eine Woche weiter — der wiederkehrende Zuordnungsschritt entfällt.
LiquidityLens erstellt die 13-Wochen-Vorschau automatisch aus Ihren OP-Listen und Exporten aus SAP Business One oder DATEV — ohne IT-Projekt.
Liquidity Control Sprint ansehenHäufige Fragen
Die häufigsten Fragen rund um die Offene-Posten-Liste und ihren Nutzen für die kurzfristige Liquiditätsplanung beantworten wir hier kurz und praxisnah.