Offene-Posten-Liste (OP-Liste): Aufbau, Spalten und Export

Die offene Posten Liste — kurz OP-Liste — ist eine der wichtigsten Auswertungen der Buchhaltung: Sie zeigt zu einem Stichtag alle Rechnungen, die gebucht, aber noch nicht bezahlt sind. Auf der einen Seite die offenen Forderungen an Ihre Kunden, auf der anderen die offenen Verbindlichkeiten gegenüber Ihren Lieferanten. Erstellen müssen Sie die Liste nicht von Hand — Ihr Buchhaltungssystem führt sie laufend mit. Ihre Aufgabe ist, sie zum Stichtag zu ziehen und zu prüfen, dass die entscheidenden Spalten mitkommen: Fälligkeitsdatum und offener Betrag. Dieser Leitfaden zeigt, welche Spalten eine OP-Liste enthalten muss, wie Sie sie aus DATEV oder SAP Business One exportieren oder in Excel selbst führen, wie Sie überfällige Posten erkennen — und wie aus den offenen Posten eine Wochenvorschau wird.

Für das Mahnwesen ist die Liste seit jeher Pflicht. Welche Posten überfällig sind, lesen Sie dabei direkt aus denselben zwei Spalten ab: Jeder Posten, dessen Fälligkeitsdatum vor dem Stichtag liegt, steht länger offen als vereinbart. Ihr eigentlicher Wert für die kaufmännische Steuerung liegt aber woanders: Die OP-Liste ist die zentrale Datenquelle jeder kurzfristigen Liquiditätsplanung — denn jede offene Forderung ist eine erwartete Einzahlung, jede offene Verbindlichkeit eine erwartete Auszahlung.

Was ist eine Offene-Posten-Liste?

Eine Offene-Posten-Liste ist die Aufstellung aller Rechnungen, die zum Stichtag noch nicht ausgeglichen sind. Jeder Posten steht mit Betrag, Fälligkeit und Geschäftspartner in der Liste — und verschwindet automatisch daraus, sobald er bezahlt ist. Die OP-Liste zeigt damit nie den gesamten Umsatz, sondern immer nur den noch offenen Rest.

Man spricht von einem offenen Posten, weil die Forderung oder Verbindlichkeit buchhalterisch entstanden, der Zahlungsvorgang aber noch nicht abgeschlossen ist. In der Finanzbuchhaltung entstehen offene Posten fortlaufend: Eine Ausgangsrechnung wird gebucht und ist ab dann ein offener Debitoren-Posten, bis der Kunde zahlt. Eine Eingangsrechnung ist ein offener Kreditoren-Posten, bis Sie sie begleichen. Erst der Zahlungseingang oder -ausgang gleicht den Posten aus — buchhalterisch heißt das, Rechnung und Zahlung werden einander zugeordnet.

Damit unterscheidet sich die OP-Liste grundlegend von einer reinen Umsatz- oder Rechnungsübersicht. Sie ist eine Momentaufnahme des noch offenen Bestands zu einem bestimmten Stichtag. Zieht man dieselbe Liste eine Woche später, sieht sie anders aus: Bezahlte Posten sind verschwunden, neue Rechnungen dazugekommen. Genau diese Aktualität macht die OP-Liste für die kurzfristige Steuerung so wertvoll — sie bildet nicht ab, was einmal fakturiert wurde, sondern was heute noch offensteht.

Debitoren-OP und Kreditoren-OP

Die OP-Liste hat zwei Seiten, die sauber zu trennen sind. Die Debitoren-OP-Liste enthält die offenen Forderungen — Geld, das Ihnen Ihre Kunden noch schulden. Die Kreditoren-OP-Liste enthält die offenen Verbindlichkeiten — Geld, das Sie Ihren Lieferanten noch schulden. Beide zusammen ergeben das Bild, das für die Liquidität zählt: Was kommt herein, was geht hinaus.

Die Beträge in der Tabelle sind reine Beispielwerte. Wichtig ist das Prinzip: Aus der Differenz zwischen offenen Forderungen und offenen Verbindlichkeiten lässt sich noch keine Liquidität ablesen — dafür fehlt der Zeitpunkt. Denn eine Forderung mit Zahlungsziel in zwei Wochen wirkt ganz anders auf den Kontostand als eine, die erst in zehn Wochen fällig ist.

In der Praxis führt die Buchhaltung beide Seiten getrennt, weil sie unterschiedlichen Prozessen dienen: Die Debitoren-OP steuert das Forderungsmanagement und den Mahnlauf, die Kreditoren-OP die Zahlungsdisposition und die Skonto-Entscheidungen. Für die Liquiditätssicht werden beide wieder zusammengeführt — dann steht die eine Seite für das Geld, das hereinkommt, die andere für das, was hinausgeht. Genau hier setzt das Debitorenmanagement an: Es sorgt dafür, dass Forderungen möglichst pünktlich zu Einzahlungen werden und die Debitoren-OP nicht mit überfälligen Posten aufläuft. Aus genau denselben beiden OP-Listen berechnen sich auch DSO und DPO — die Kennzahlen, die zeigen, wie viel Kapital im Working Capital gebunden ist.

Offene-Posten-Liste erstellen: Aufbau, Spalten und Stichtag

Eine OP-Liste wird in der Regel nicht von Hand erstellt. Jede Finanzbuchhaltung führt die offenen Posten laufend mit — Sie geben lediglich den Stichtag vor und exportieren die Auswertung. Wer ohne eigenes FiBu-System arbeitet und die Liste in Excel führt, baut sie aus denselben Feldern auf. Entscheidend ist in beiden Fällen, welche Spalten enthalten sind:

Ebenso wichtig wie der Aufbau ist die Stichtagsdisziplin: Ziehen Sie die Liste immer am gleichen Wochentag und über denselben Export. Nur dann lassen sich zwei Listen vergleichen — und erst der Vergleich zeigt, welche Posten seit der Vorwoche ausgeglichen wurden und welche überfällig geblieben sind. Aus derselben Liste lässt sich auch ablesen, wie lange Ihre Forderungen durchschnittlich offenstehen; wie das gerechnet wird, zeigt der Leitfaden DSO berechnen.

Was in keiner OP-Liste steht, ist der Fixkosten-Sockel: Löhne, Sozialversicherungsbeiträge, Lohn- und Umsatzsteuer, Miete, Leasing, Tilgung und Zins, Versicherungen. Diese Auszahlungen entstehen ohne Eingangsrechnung und müssen als Planwerte ergänzt werden. Ihre Termine sind dabei gesetzlich datiert: Sozialversicherungsbeiträge sind spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Beschäftigungsmonats fällig (§ 23 Abs. 1 SGB IV), Lohnsteuer-Anmeldung und Umsatzsteuer-Vorauszahlung dagegen erst am zehnten Tag nach Ablauf des jeweiligen Anmeldungszeitraums (§ 41a Abs. 1 EStG, § 18 Abs. 1 UStG). Wer die OP-Liste für die vollständige Zahlungssicht hält, plant diese Beträge versehentlich nicht ein.

Mit einer Dauerfristverlängerung lässt sich der Termin der Umsatzsteuer-Vorauszahlung um einen Monat verschieben — gegen eine Sondervorauszahlung, die dann einmal im Jahr als eigener Posten in denselben Fixkosten-Sockel gehört.

Stehen Fälligkeitsdatum und offener Betrag in der Liste, können Sie daraus unmittelbar eine Wochenvorschau rechnen; einen schnellen Einstieg dafür bietet der 13-Wochen-Plan-Generator.

Offene-Posten-Liste in Excel führen: Vorlage und Aufbau

Wer kein eigenes FiBu-System hat oder die exportierte Liste weiterverarbeiten will, führt die OP-Liste in Excel. Eine eigene Vorlage dafür ist in wenigen Minuten gebaut: eine Zeile je offenem Posten, je eine Spalte für die Felder aus der Tabelle oben — Geschäftspartner, Belegnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, offener Betrag, Zahlungsziel, Währung. Mehr Spalten braucht die Liste nicht; jede zusätzliche kostet beim Pflegen Zeit.

Wichtiger als das Layout ist die Formatdisziplin. Das Fälligkeitsdatum muss ein echtes Datum sein und kein Text, sonst sortiert und filtert die Liste nicht richtig. Der offene Betrag ist eine Zahl — und zwar der noch offene Rest, nicht der ursprüngliche Rechnungsbetrag; Teilzahlungen schreiben Sie in dieser Spalte fort. Debitoren und Kreditoren gehören getrennt, entweder auf zwei Blätter oder in eine zusätzliche Spalte „Art“, weil die eine Seite Einzahlungen und die andere Auszahlungen beschreibt. Die Belegnummer ist der Schlüssel, über den Sie einen Zahlungseingang dem richtigen Posten zuordnen; ist der Posten ausgeglichen, verschwindet die Zeile aus der Liste.

Die eigentliche Auswertung steckt anschließend in zwei zusätzlichen Spalten. Die erste vergleicht das Fälligkeitsdatum mit dem Stichtag: Liegt die Fälligkeit davor, ist der Posten überfällig — das ist die Spalte, nach der Sie für den Mahnlauf filtern. Die zweite enthält die Kalenderwoche der Fälligkeit; summieren Sie die offenen Beträge je Woche, steht das Gerüst der Wochenvorschau bereits da.

Eine Grenze hat die handgeführte Liste: Sie ist nur so aktuell wie der letzte Abgleich mit dem Bankkonto, und jeder Zahlungseingang muss manuell ausgeziffert werden. Wer ein Buchhaltungssystem im Haus hat, führt die OP-Liste deshalb besser dort und nutzt Excel nur für die Auswertung — die Liste ist dann immer aktuell, ohne dass jemand sie pflegt.

Für den Schritt von der OP-Liste zur Wochenvorschau müssen Sie kein eigenes Raster bauen. Die kostenlose Excel-Vorlage enthält das 13-Wochen-Raster mit hinterlegten Formeln, einem Diagramm und dem markierten Tiefpunkt; die Posten Ihrer OP-Liste tragen Sie wochenweise ein. Sie wird von Hand fortgeschrieben und liest keine OP-Liste ein. Wer die exportierte Datei direkt rechnen lassen will, gibt sie als CSV in den 13-Wochen-Plan-Generator: je eine Spalte Fälligkeit und Betrag genügen, überfällige Posten landen dort in Woche 1.

Offene-Posten-Liste auswerten: überfällige Posten erkennen

Eine exportierte OP-Liste ist zunächst nur ein Stapel Zeilen. Zur Information wird sie durch einen einzigen Vergleich: Fälligkeitsdatum gegen Stichtag. Sortieren Sie die Liste nach Fälligkeitsdatum, teilt sie sich genau an diesem Datum in zwei Blöcke — oberhalb die überfälligen Posten, bei denen die Zahlung später kommt als vereinbart, unterhalb die noch nicht fälligen, die planmäßig offenstehen. Nur der zweite Block beschreibt den normalen Geschäftsgang; der erste ist die Arbeitsliste.

Innerhalb des überfälligen Blocks zählt der Abstand zum Stichtag. Ein Posten, der seit wenigen Tagen offen ist, verhält sich anders als einer, der seit Monaten steht: Je länger ein Posten überfällig ist, desto weniger taugt sein Fälligkeitsdatum noch als Planungstermin. Für die Wochenvorschau heißt das, überfällige Posten in die erste Woche zu stellen und nicht in ihre nominale Fälligkeitswoche — der 13-Wochen-Plan-Generator verfährt aus diesem Grund genauso. Eine zweite Lesart betrifft die Verteilung: Ob der offene Gesamtbetrag auf viele Geschäftspartner streut oder sich auf wenige große Posten konzentriert, entscheidet darüber, wie stark eine einzelne ausbleibende Zahlung die Woche trifft. Die Gesamtsumme am Ende der Liste zeigt das nicht — nur die Zeilen darüber.

Die Spalte Zahlungsziel prüfen Sie am besten gegen das, was vertraglich gilt. Vereinbarungen, nach denen die Zahlung erst nach mehr als 60 Tagen nach Empfang der Gegenleistung verlangt werden kann, sind nur wirksam, wenn sie ausdrücklich getroffen und im Hinblick auf die Belange des Gläubigers nicht grob unbillig sind (§ 271a Abs. 1 Satz 1 BGB). Wie sich ein langes Zahlungsziel auf die gebundene Liquidität auswirkt, zeigt der Leitfaden Zahlungsziel.

Ein Punkt wird beim Auswerten regelmäßig übersehen: Eine überfällige Forderung kostet zweimal. Die Umsatzsteuer ist nach vereinbarten Entgelten zu berechnen (§ 16 Abs. 1 Satz 1 UStG) und am zehnten Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums fällig (§ 18 Abs. 1 UStG) — also auch dann, wenn die Rechnung noch als offener Posten in der Debitoren-OP steht. Die Einzahlung bleibt aus, die Steuer darauf geht trotzdem ab. Nur wenn das Finanzamt auf Antrag die Berechnung nach vereinnahmten Entgelten gestattet, knüpft die Steuer an den Zahlungseingang an; diese Möglichkeit setzt unter anderem einen Gesamtumsatz von nicht mehr als 800.000 Euro im vorangegangenen Kalenderjahr voraus (§ 20 Abs. 1 Nr. 1 UStG). Wer die Debitoren-OP auswertet, sollte den überfälligen Block deshalb nicht nur als verzögerte Einzahlung lesen, sondern als Posten, der zusätzlich Steuer vorfinanziert.

Wofür braucht man die OP-Liste?

Die OP-Liste erfüllt in der Praxis drei Aufgaben. Erstens den Überblick über die Außenstände: Sie sehen auf einen Blick, wie viel Geld noch bei Kunden steht und welche Rechnungen überfällig sind. Zweitens das Mahnwesen: Die Debitoren-OP-Liste ist die Arbeitsgrundlage jedes Mahnlaufs — überfällige Posten werden identifiziert und angemahnt, bevor sie zu Ausfällen werden.

Die dritte Aufgabe ist die wichtigste und wird am häufigsten übersehen: Die OP-Liste ist die Basis der Liquiditätsplanung. Jeder offene Debitoren-Posten ist eine erwartete Einzahlung, jeder offene Kreditoren-Posten eine erwartete Auszahlung. Ordnet man die Posten nach ihrem voraussichtlichen Zahlungszeitpunkt, entsteht das Gerüst der kommenden Zahlungsströme — ohne dass man einen einzigen Wert schätzen müsste. Die Zahlen stehen bereits in der Buchhaltung; sie müssen nur richtig verteilt werden.

Damit die Liste diese Aufgaben erfüllt, muss sie aktuell und exportierbar sein. In DATEV finden Sie die offenen Posten unter den Debitoren- und Kreditoren-Auswertungen und geben sie zum Stichtag als Excel- oder CSV-Datei aus. In SAP Business One erzeugen Sie den OP-Bericht über die Geschäftspartner-Auswertungen und exportieren ihn ebenso als Datei. In beiden Systemen ist das ein Standardvorgang, für den es kein IT-Projekt braucht — die OP-Liste liegt fertig in Ihrem Buchhaltungssystem und muss nur regelmäßig gezogen werden. Wie aus der DATEV-OP-Liste eine automatisch aktuelle Wochenvorschau wird, beschreibt die DATEV-Integration; den gleichen Weg für SAP Business One zeigt der Leitfaden Liquiditätsplanung mit SAP Business One.

Aus den oben beschriebenen Feldern — Geschäftspartner, offener Betrag, Rechnungs- und Fälligkeitsdatum, Zahlungsziel — lässt sich für jeden Posten der voraussichtliche Zahlungszeitpunkt bestimmen. Je vollständiger die exportierte Liste diese Felder enthält, desto weniger muss später manuell ergänzt werden. Wer die OP-Liste ohnehin wöchentlich für das Mahnwesen zieht, hat die Datengrundlage für die Planung damit bereits in der Hand.

Wie die OP-Liste in die 13-Wochen-Planung einfließt

Der Weg von der OP-Liste zur Vorschau ist kurz. Jeder offene Posten wird der Woche zugeordnet, in der die Zahlung erwartet wird — bei Forderungen anhand von Zahlungsziel und Zahlungsverhalten des Kunden, bei Verbindlichkeiten anhand des Fälligkeitsdatums. Aus der Summe je Woche werden die Zeilen der 13-Wochen-Liquiditätsplanung: Debitoren-Posten summieren sich zu den Einzahlungen, Kreditoren-Posten zu den Auszahlungen.

Aus Anfangsbestand plus erwarteten Einzahlungen minus erwarteten Auszahlungen ergibt sich der Endbestand jeder Woche — und über 13 Wochen die Kurve, an der Sie den tiefsten Punkt Ihrer Liquidität ablesen. Weil die OP-Liste die realen offenen Beträge liefert, ruht diese Vorschau auf echten Zahlen statt auf Schätzungen. Der manuelle Aufwand steckt allein im wöchentlichen Verteilen der Posten auf die Wochen — und genau dieser Schritt wiederholt sich bei jeder Aktualisierung.

Nicht jeder Posten ist zum Fälligkeitstermin auch tatsächlich bezahlt. Kunden, die erfahrungsgemäß später zahlen, gehören in eine spätere Woche als das nominale Zahlungsziel; sichere Zahler in die Woche der Fälligkeit. Diese Erfahrungswerte fließen bei jeder Fortschreibung neu ein, weil die aktuelle OP-Liste zeigt, welche Posten seit der Vorwoche ausgeglichen wurden und welche überfällig geblieben sind. So wird die Planung mit jeder Aktualisierung realistischer — vorausgesetzt, die OP-Liste ist die Grundlage und nicht eine losgelöste Schätzung.

Hier setzt LiquidityLens an: Das Tool plant direkt aus Ihren OP-Listen und Exporten aus SAP Business One oder DATEV. Sie laden die Liste, die Sie ohnehin ziehen — LiquidityLens ordnet die offenen Posten den Wochen zu und erstellt daraus die 13-Wochen-Vorschau. Kein Schnittstellenprojekt, keine Anbindung an die Finanzbuchhaltung, kein IT-Aufwand: Die OP-Liste ist die Datenquelle, und der Export genügt. Bei der nächsten Fortschreibung laden Sie die aktualisierte Liste, und die Vorschau rückt eine Woche weiter — der wiederkehrende Zuordnungsschritt entfällt.

Häufige Fragen

Die häufigsten Fragen rund um die Offene-Posten-Liste und ihren Nutzen für die kurzfristige Liquiditätsplanung beantworten wir hier kurz und praxisnah.

Häufige Fragen