Liquiditätsplanung mit DATEV: von der OP-Liste zur 13-Wochen-Vorschau

Wer seine Buchhaltung mit DATEV führt, hat die wichtigsten Daten für eine Liquiditätsplanung bereits im Haus — sie stehen nur nicht automatisch als wochengenaue Vorschau bereit. Die Liquiditätsplanung mit DATEV heißt in der Praxis: die richtigen Auswertungen und offenen Posten aus DATEV holen und daraus eine rollierende 13-Wochen-Sicht bauen.

Dieser Leitfaden zeigt, welche Daten DATEV liefert, wie Sie die offenen Posten exportieren und wie daraus eine belastbare Liquiditätsvorschau entsteht.

Was DATEV zur Liquidität liefert — und was nicht

DATEV ist stark in dem, wofür es gebaut ist: der laufenden Finanzbuchführung und den Auswertungen daraus. Für die Liquidität sind vor allem drei Bausteine relevant:

• Offene-Posten-Listen (OPOS): alle noch nicht ausgeglichenen Debitoren- und Kreditorenrechnungen — die Einzahlungs- und Auszahlungsseite der kommenden Wochen.
• BWA und Summen-/Saldenlisten: der Blick auf Erfolg und Kontenentwicklung — nützlich, aber eine Ergebnis-, keine Zahlungssicht.
• DATEV Unternehmen online: Belege, Kontoumsätze und Auswertungen im Zugriff, auch gemeinsam mit dem Steuerberater.

Was DATEV im Standard nicht ersetzt, ist die wochengenaue, rollierende Vorschau: die Gegenüberstellung erwarteter Ein- und Auszahlungen pro Woche mit dem Bestand, über einen Quartalshorizont. Genau diese Sicht macht den Unterschied zwischen „die Zahlen stimmen“ und „ich sehe den Engpass, bevor er kommt“. Wie sie aufgebaut ist, erklärt der Leitfaden 13-Wochen-Liquiditätsplanung.

Offene Posten aus DATEV exportieren

Die Basis jeder Planung sind die offenen Posten. Aus den DATEV-Rechnungswesen-Programmen lassen sich die OPOS-Listen für Debitoren und Kreditoren als Liste bzw. Datei ausgeben. Achten Sie dabei auf:

• Fälligkeitsdaten — sie bestimmen, in welcher Woche eine Zahlung erwartet wird. Ohne Fälligkeit keine wochengenaue Planung.
• Debitoren und Kreditoren getrennt — Forderungen sind die Einzahlungs-, Verbindlichkeiten die Auszahlungsseite.
• Ein wiederkehrendes Format — wenn die Liste jede Woche gleich aufgebaut ist, lässt sie sich ohne Nacharbeit weiterverarbeiten.

Mehr zur OP-Liste selbst — Aufbau, Debitoren vs. Kreditoren, Nutzung — steht im Leitfaden Offene-Posten-Liste. Wer die Buchhaltung nicht in DATEV, sondern in SAP Business One führt, findet den entsprechenden Weg im Leitfaden Liquiditätsplanung mit SAP Business One.

Typische Stolpersteine — und wie Sie sie umgehen

An vier Stellen geht in der Praxis regelmäßig etwas schief, wenn aus DATEV-Daten eine Liquiditätsvorschau werden soll:

• Fälligkeit ist nicht Zahlungseingang. Die OP-Liste sagt, wann eine Rechnung fällig ist — nicht, wann der Kunde tatsächlich zahlt. Wer stur nach Fälligkeit plant, überschätzt die frühen Wochen systematisch. Realistischer ist es, das tatsächliche Zahlverhalten je Kunde einzurechnen; die Differenz lässt sich über die DSO-Berechnung beziffern.
• Skonto und Teilzahlungen verzerren Beträge. Ein offener Posten über den Bruttobetrag wird bei Skontozug niedriger beglichen; Teil- und Anzahlungen tauchen je nach Buchungspraxis unterschiedlich auf. Beides gehört einmal geklärt, sonst stimmt jede Woche „irgendetwas nicht“.
• Dauerzahlungen stehen oft nicht in der OPOS-Liste. Löhne, Steuern und Tilgungen laufen typischerweise ohne offene Rechnung — sie brauchen einen eigenen Terminplan neben dem Export. Aufpassen bei Miete und Leasing: Werden diese als Kreditorenrechnung gebucht, stehen sie bereits in der OP-Liste. In den Terminplan gehört nur, was dort nicht auftaucht — sonst zählt die Planung dieselbe Zahlung doppelt und zeichnet die Vorschau zu düster.
• Einmal-Exporte veralten schneller als geplant. Eine Vorschau auf Basis der OP-Liste von vor drei Wochen ist keine Vorschau. Der Export braucht einen festen Wochenrhythmus — oder eine Anbindung, die ihn überflüssig macht.

Von der DATEV-Auswertung zur 13-Wochen-Vorschau

Aus den exportierten offenen Posten, den Dauer- und Terminzahlungen (Löhne, Miete, Steuern, Tilgung) und dem aktuellen Bankbestand entsteht die Wochenplanung: pro Woche Ein- minus Auszahlungen auf den Anfangsbestand, über 13 Wochen fortgeschrieben. Der tiefste Punkt der Kurve ist die Zahl, auf die es ankommt.

Der aufwendige Teil ist nicht die Planung selbst, sondern das wöchentliche Aktualisieren — neue OP-Listen ziehen, Zahlungseingänge abgleichen, fortschreiben. Hier setzt LiquidityLens an: Die Software liest Ihre DATEV-Exporte (offene Posten) direkt ein, prognostiziert die Zahlungseingänge aus den tatsächlichen Mustern und schreibt die 13-Wochen-Vorschau KI-gestützt fort — ohne IT-Projekt, aus den Daten, die in Ihrer Buchhaltung ohnehin entstehen.

Häufige Fragen

Die wichtigsten Fragen zur Liquiditätsplanung mit DATEV haben wir am Ende dieser Seite zusammengefasst.

Häufige Fragen